前言
良好的信息化系统需要在各个部门的配合下进行,成立专业的管理团队。近几年,医院财务人员团队建设不断加强,积极引进各种现代化技术,建立信息化管理系统,医院财务活动的全面转型。通过使用HRP系统,为医院领导制定发展决策提供数据参考,医院精益化管理水平,发挥部门联动功能,医院精益化管理,医院的健康发展。
(一)以预算为核心的费用管控
对于预算管理,通常是在预算年度内,对医院各项经营计划和工作内容进行整合,通过财务收支结余的形式进行展现,是医院经营活动顺利进行的依据,医院战略目标和经营绩效。如何才能实现无预算不支出,有预算不超支,需要从事前控制入手,医院精益化管理,从根源上减少资源的随意消耗。在执行预算管理工作时,应该保证预算刚性,不管是资金项目,还是资产项目,都要结合时代发展要求,引进信息化管理技术,加强信息化系统建设,避免经济行为的随意性和盲目性,真正做到无预算不采购、无预算不支出。在预算管理过程中,通过费用报销系统和HRP系统的有机连接,实现业务单据与财务管理、物流管理、资产管理的有效对接,形成一个以预算管理为重点的成本控制机制。
在资金控制方面,每年9月,秉持着“两上两下”的预算管理要求,各个预算归口部门在系统中完成下年度预算方案制定和经费计算,经过预算管理部门审核通过以后,在下一个会计年度之前,由预算管理人员结合预算审核完成下年度预算方案的制定。在费用报销过程中,登录报销系统提交申请,预算归口部门按照年初预算指标完成审批工作,预算内项目下行报销、付款。在资产管理方面,医院为例,该医院资产以5万为限额,超过5万的资产通过公开招标采购,5万以下自主谈判采购。
对于大于5万的资产,每年9月份,由使用科室提交下年度的资产预算申请,资产管理部门对资产采购可行性进行调查与论证,设备委员会讨论通过后,经过预算管理委员会审核,根据工作职责由主管部门确认纳入下年度资产预算。科室申请购置资产时,需经过资产管理部门及预算管理员进行审核,无预算项目,不可开展采购业务。对于小于5万元的资产,医院需要根据资产类型实施管理,具体流程和资金控制预算管理要求相同。通过建立把预算作为重点的费用管理机制,医院各项财务收支有计划、有流程的运行过程中,给医院实施精益化管理工作提供支持。并且,结合预算执行情况,对各个部门实际工作情况进行评估,给绩效考核体系制定提供数据。通过预算管理,完善相应的管理体系,医院精益化管理水平的提高。
(二)以科室为单元的成本管控
医院成本控制管理,可以医院经营管理效率的提升,引导成本计划严格执行,及时找到偏差并处理,医院资源的科学分配。要想医院成本信息的真实性和完整性,需要科学编制成本核算管理方案,医院成本精益化管理。医院为例,该医院通过HRP系统,建立了人财物一体化管理平台,形成了以科室为单元的全成本核算管理机制,经过一段时间的运营与摸索,形成了一个规范化的管理体系,能医院所有成本。医院成本核算工作的有序进行,医院对成本核算单元重新优化,采用八位编码制,以两位编码为一组,表达对应的含义,通过设置八位编码的成本核算单元,在保证成本核算单元不断扩充的同时,医院细化成本管理提供空间保障,便于各项数据采集与整理,让核算单元编码可以在各个科室中传递,实现科室成本的比较与分析。
通过使用HRP系统,医院所有成本信息都可以在HRP系统中进行传递,医院在费用科室中设有成本中心辅助和算账,在薪酬模块、物流模块、资产模块的作用下,根据科室面积、人员及工作量等分摊对应成本数据,计入到科室直接成本范畴中。现阶段,医院通过采用直接成本方式对各个科室成本进行归集与处理,全面展现出各个科室成本管理情况,有效防止成本信息失真。除此之外,医院精益化管理水平的不断提高,传统的成本报表模式医院管理要求,医院经营运营决策需要在多层面数据的引导下进行,医院可以结合精益化管理要求,在HRP系统的作用下,获得更加真实、准确的信息,医院经营管理中存在的问题,给医院领导调整发展决策提供数据参考。
(三)以项目为基础的经费管控
国家从政策方面加强对医疗行业的扶持与引导,医院内涵建设,不断提高科研水平。另外,面对目前的大环境,各级财政加大投入,相关管理部门对项目经费在监督管理方面提出严格要求。医院合理使用财政资金、科研经费,可以在HRP系统的作用下,采取相关措施进行项目经费的科学化管理。一方面,结合项目类型、项目名称、项目预算等,建立辅助核算明细账,优化多维度分类检索功能,更好地满足报表多口径数据要求。另一方面,在建立项目执行与经费管理机制过程中,定期对项目执行情况进行分析与处理,对项目资金使用情况充分了解,了解项目执行进度和效益,保证项目资金科学使用,给项目绩效考核提供数据参考。
(四)以盘点为工具的资产管控
医院开展各项活动的基础保障,通过做好固定资产管理工作,医院减少经营成本支出,医院整体效益,医院的更好发展。作为资产管理中的重要组成部分和管理工具,清查盘点不但能够保证资产的安全性和完整性,还能减少腐败、舞弊等问题的发生,通过优化管理,促进资金使用水平和效率的提高。医院,在开展固定资产盘点工作过程中,面临工作规模比较大,任务繁重,涉及的部门数量多的问题,为了更好地完成固定资产常态化处理工作,就需要加强内部宣传和教育,提高各级人员管理水平。医院为例,通过使用HRP系统,在资产模块中加入科室盘点内容,系统可以向各个科室资产负责人与管理人员授权,随时随地对科室账面中的资产信息进行检查,其中包含资产名称、规格、数量、存放地点、资产管理等,资产管理人员可以利用HRP系统实现账面和实物资产的核查,及时找到相关问题并将问题反馈给资产管理部门。资产管理部门定期对科室资产使用情况进行抽查,对科室盘点结果认真审核。资产负责人、资产管理人员定期对科室各项资产使用情况进行核查,保证资产使用的规范性和安全性。通过循环性常态盘点与管理,形成PDCA管理闭环,能够及时找到问题并改进,有效提高固定资产管理水平。
(五)优化物流管理系统
在物流管理系统中,医院可以对各项业务分工处理,形成一个专业化的管理流程,根据科室实际需求、制定采购计划、做好采购订单的控制管理工作,及时将采购材料入库保存,根据各个科室提交的申请,实现库存发货,认真记录,形成一个闭环的管理系统。医院中高值耗材,应该采用单品条码追溯管理方式,建立相应的SPD平台系统,医院材料使用情况反馈到系统中,通过入-消-存三方核对,确保高价值耗材的安全性,做到“零库存”管理。医院可以把厂商资质、授权、产品生产许可证等材料在系统中录入,实现线上查询,动态科学管理,给耗材管理工作顺利进行提供支持。通过这种方式,不但能够追溯耗材使用者和科室,医院信息化系统管理推广和发展奠定良好基础。
(六)调整人力资源系统
在人力资源系统建设过程中,医院应建立关于人员休假管理系统,实施统一化管理。在实际中,医院要求基础管理部门在HRP系统的作用下,通过使用电子化报表,由系统自动形成对应报表,减少人员重复劳动,避免数据出错。通过软件系统,把医院人事变动信息、考勤管理信息进行结合,实现信息有效传递和共享。
(七)建立预算管理和资金支出控制系统
医院预算管理和资金支出控制系统处于起步发展阶段,还无法建立一个完整的预算与报销控制相关联的系统,使得资金预支和报销依然采用传统的工作模式,在预算管理和资金支出控制系统上缺少对应的应用软件。大部分收入支出预算报表均采用EXCEL表格方式进行整理。通过使用HRP系统,医院建立预算管理和资金支出控制相关联的平台,实现对各项费用的科学控制,强化对预算执行过程的追踪管理。在实际预算管理过程中,医院实际情况和管理要求,适当地扩展全面预算管理模块的功能,借助HRP系统实现会计、固定资产管理、人力资源管理等部门数据信息的整合与集成,利用业务数据同步记录和预算执行相关数据自动采集的优势,快速计算相关数据,通过手工操作,实时监控预算执行情况,及时反馈预算执行数据,每月上报可用预算金额,预算完成汇总推送给预算归口部门主管和预算管理员,实现对预算执行的动态控制。
结语
通过这种方式,便于定期分析和判断预算执行情况,及时找到预算中的问题,并采取相关措施进行处理,有效节省工作时间,提高预算执行效率,促进各个部门及科室顺利完成工作目标。