转眼间又快到年中总结的时候了。大家都想通过总结,把自己这段时间的工作成果拿出来晒晒。说不定就因为这一次的总结,自己的职业生涯又上了一个台阶。
但属于职能部门的HR可就烦恼了:这工作总结到底该写什么呢?讲数据吧,又多又杂,大家没耐心听;讲战略吧,太泛泛而谈,显得假大空。那HR该怎么写出一篇承上启下的年中总结呢?
今天的试听我们就以半年度的工作总结为例,教你掌握正确的汇报思路和技巧,即便你不具有很强的书面表达能力,也能写好一份工作总结,在领导跟同事面前充分展现自己的专业和价值。
首先我们来看一下,一份好的工作总结,需要符合哪些原则。
一是突出重点。
写一篇工作总结,不是考察你的文采有多好,也不是让你写平时的工作流程。总结太流水账,不仅显得逻辑不强,还会让人觉得你不够专业。所以我们要在总结中,凸出我们的工作成果,简单明了地告诉大家,这半年你都做了什么,取得哪些成果。
然后是用数据说话。
HR的工作很琐碎,如果写成一大篇文字,别人根本看不下去。所以我们在总结中尽量以图表的形式去展示,用数据说话,大家会更直观地看到你的工作成果,如招聘数据、绩效数据、培训数据、行政事务费用数据等。
最后是站在听众的角度去分享。
我们写工作总结,是为了把我们的成果展现给别人看。所以我们在总结的时候要接地气,多讲人话,适当穿插专业术语。站在听众的角度与分享,反馈会更好,比如在写培训总结的时候,可以把销售部门的培训照片放上去,增加互动感。
了解了以上三个原则,我们接着来看一份好的工作总结该怎么写。
我们把HR的工作总结分为总括、工作成果、问题与解决方法,计划这四个部分。
总括就是对公司目前的人力资源状况进行一个概括总结,这一部分建议用表格的形式呈现出来,比如公司现在有多少人、人员结构怎么样,人均产值是多少。在总括时,我们要做到:数据务必准确,突出上半年主要的特点成绩。这个成绩尽量不要超过三点,多了就不是特点了,也不容易记住。
第二部分,工作成果。
这个部分很重要,它呈现了你这半年的工作内容跟成效。可工作又多又碎,该怎么写呢?我们可以按六大模块及其他专项工作来进行结构化总结。
首先是员工招聘与配置分析。我们可以对上半年的招聘完成率、及时率、招聘渠道拓展情况、员工离职率等数据进行一个简单的分析。
然后是员工培训工作分析。在这块,我们可以对培训制度的完善、培训计划的制订及实施,各部门培训完成情况等进行分析。这两点我们都可以借助表格和图表来进行总结,简单概括,让大家把握整体情况即可。
第三点,员工关系管理分析。在这块,我们可以分析劳动合同签订情况、员工关系相关管理制度完善、员工奖惩等情况。如果其他部分内容较多,这里可以简单带过。
接下来,绩效管理分析。我们可以对这半年来的绩效考核实施情况做一个总结,比如各部门绩效成绩、各部门绩效优秀项目分析、绩效结果运用情况等。
第五点大家会比较感兴趣,那就是薪酬福利分析。我们可以分析员工激励情况、五险一金缴纳情况、特殊部门薪酬的激励情况(比如营销提成、研发项目奖金等)。这个部分可以适当设置互动问答环节,也可以表演先进员工。
最后一点是专项工作分析。每一年,人力资源部门都应该有两项专项工作,如任职资格、人岗匹配,员工满意度提升项目等。我们可以根据自家公司的情况去适当补充。
讲完工作成果,我们接着来看看工作总结的第三部分:问题和解决方法。
在写这块的时候,要区分是写个人总结还是部门总结,因为对象不同,存在的问题也会不同。
如果是个人总结,那我们在总结的时候要针对自身进行分析。我们可以先从上半年的心路历程开始引入,然后再分析自己在工作中欠缺的地方,比如缺少实践,对工作定位不准等。我们也可以写关于工作思路的问题,如计划不周密、责任不明确等。
如果是部门总结,因为需要对外进行宣讲,可能会影响业务部门,所以你写的问题还需要考虑业务部门的情况,可以跟业务部门一起探讨。
值得注意的是,我们在这一部分提出的问题一定要准确,特别是要找对找准领导认为存在的问题、员工感觉存在的问题和阻碍公司发展的主要问题,然后列举主要的问题,写深写透,尽量不要超过3点。
介绍完问题后,你还要把解决方案写上去。
这一部分建议多从自身找原因,避免把客观原因作为借口,激化公司内部的矛盾。尽量从本部门的工作出发,比如针对自身在工作中的问题,要采取哪些措施来改善?可能需要哪些部门配合?
改进措施要实,要有具体的办法和措施、步骤。解决方案要事先征求领导和员工的意见,本部门要组织好学习和讨论,制定出的改进计划要得到领导的中肯和员工的认可。
在总结的最后,我们还要对下半年的工作做一个计划。
我们为什么要做计划?计划能保证我们经营目标的实现,可以提高执行力,提高工作效率和协作效果。作为企业的人力资源部门,我们的计划要跟领导讨论后才能确定,要充分体现公司的战略和年度经营目标。
制定计划时,我们要明确六个问题,也就是5个W跟1个H,它们分别是:
Why,为什么要制定这个计划?
What,这个计划的目标是什么?
Where,在哪里执行这个计划?
When,什么时候执行这个计划?
Who,谁来执行这个计划?
How,怎么执行这个计划?
一位优秀的HR,要懂得给自己布置任务,不要被动地等领导来分配任务。比如,领导对下半年的招聘工作没有过多的要求,那我们就给自己增加一项完成招聘SOP手册的任务。一方面让自己增长项目经验,另一方面也让领导看到自己的主动性。
除了前面提到的5W1H,我们在制定计划的时候也要符合SMART原则。比如我每次做总结都会为自己计划一项新增的专项工作。
我们可以根据上半年工作进度,对下半年的工作计划进行细微调整,阐述下半年应完成的主要工作项目、预期目标、实施措施、计划完成时间、责任人,以及需要的保障措施等等。
一份好的工作总结,需要符合突出重点、用数据说话,站在听众角度这三个原则。我们可以通过总括、工作成果、问题与解决方法,计划这四个部分去写好一篇有逻辑、有亮点的工作总结。
我们平时要注意整理数据和收集素材,这样在总结的时候才有内容可写。通过总结,我们可以了解到某段时间内的成绩与不足、并找到思路和解决方法,为下一步工作落实打下基础