中小企如何选择HR系统？一文解构HR系统
随着企业规模逐渐扩大，需要管理的员工越来越多，整理的资料也越来越多，不少中小企老板开始考虑使用人力资源管理系统，以减少繁复的工作。但目前市面上HR系统五花八门，该用甚么标准比较HR系统？如何评估HR系统功能？这篇文章将教你选择HR系统的五部曲。
何谓HR系统？
HR系统，全称人力资源管理系统，是为专门解决中小型企业的人力资源管理而研发的一套智能化的HR管理工具。其最大的特点是可以利用网络完成各种人事管理功能，例如，加班、请假、出差、出粮单等，而且所有的信息都会保留在HR系统中，方便员工随时查阅。
如何选择适合自己的HR系统？
1.认清公司的需求
比较HR系统前需要了解公司的规模、业务，才能筛选出合适的HR系统。每间公司所制定的人事规章制度都有所不同，而HR的工作通常都是按照公司规章进行管理。因此，在选择人力资源管理系统时先要认清自己公司的需求。例如，如果公司属于创意型业务或员工需要经常外出时，HR系统则不用考虑出勤打卡系统；另外，对于像餐饮业有多种类型员工（非全是全职）的企业，则需要考虑HR系统能否具有自定义薪酬计算功能。
2.评估HR系统功能
认清公司需求后，则要评估HR系统的功能是否有弹性和成熟。HR系统就是为了可以提高工作效率而诞生，所以评估HR系统时，要考虑是否有具备强大的自定义功能。随着社会发展以及企业扩大，公司的政策也会作出改变，例如，因应疫情有不少公司采取弹性上班政策，若HR系统不能及时更新，会给员工带来极大的不方便。因此人力资源管理系统的自定义功能愈全面，愈能符合各产业的需求。
建议企业在比较不同HR系统时候，可以留意有否具备这些功能：员工粮单、考勤明细表、薪酬报表、社保报表、税表等等。
3.人力资源管理系统的更新频率
除了评估HR系统的功能外，人力资源管理系统内的资料需与时并进。人力资源管理的薪金计算会涉及不同因素影响，如每年的公众假期都有变化，而各地的法律法规也会定时更新。因此，在比较不同HR系统供应商时，需要考虑到维护更新的频率。为以防万一，HR最好也要学习相关法律，即使HR系统未能立即同步数据库，亦能靠手动更新人力资源管理系统设定。
4.供应商的服务及稳定性
HR系统的稳定性也是评估范围内。事实上，人力资源管理系统也是一个巨大的「数据库」，里面存放了所有员工的资料。因此在评估一个HR系统时，还需要留意它的安全性和保密性。一般来说，亚马逊的AWS服务是相对安全和稳定的。此外，记得比较HR系统供应商的售后服务。每个人力资管理系统的使用方法有所出入，难以确保自己百分百会使用该系统，这就很需要客服人员的协助。因此在评估HR系统时，切勿忘记将客户服务归纳在考量范围内。
比较HR系统收费计划
在有限的资金下，企业在选购过程中必然会比较HR系统服务。以市面上较为出名的两个人力资源管理系统为例，云端SaaS及HR系统。在两个HR系统比较之下，彼此各有千秋。但选用那个HR系统，还需根据业务内容。下图为两个HR系统之间的比较：
细心比较两个HR系统，系统的收费虽然较高，但套系统的客制化程度比较大。另外需注意，云端系统对网络的稳定性需求很高；相反，即使网络出现问题，系统依然能够运作。
最后，虽然以上比较了两个常用的HR系统，但企业还需试用后才能得出结论。每个HR系统因应企业的规模和实际情况所需，而有所不同。想评估出一个HR系统是否适合公司的长远需求，更需要花时间去认证人力资源管理系统所带出的成效。